محرّر مستندات Google: أفضل النصائح لاستخدامه بشكل جيد

يعد مُحرّر مستندات Google خدمة تتمتع بميزة إمكانية الوصول إليها من قبل الجميع وسهولة استخدامها للغاية. ولكن حتى لو بدا الأمر أساسيًا، فهو يقدم مجموعة كاملة من الميزات العملية جدًا للإنتاجية. فيما يلي بعض النصائح التي قد تكون مفيدة لك لتوفير الوقت بشكل يومي.

يُعد Google Docs نظامًا أساسيًا شائعًا لمعالجة النصوص عبر الإنترنت. فهو يوفر للمستخدمين خدمات التشغيل الآلي للمكاتب المطلوبة بشدة مجانًا. لا حاجة لشراء مجموعة برامج (أو استردادها بشكل قانوني إلى حد ما)، حيث تقدم لنا شركة Mountain View كل هذا على طبق من ذهب، مع إضافة التكامل السحابي وأدوات العمل التعاوني.

ولكن علينا أن نعترف بأن الكثير منا يستكشف فقط سطح ما يمكن أن يفعله محرر مستندات Google، وهو أعمق بكثير مما يبدو من حيث الوظيفة. ولهذا السبب سنكتشف معًا عدة نصائح لتحسين استخدامك لمحرر مستندات Google على أفضل وجه وزيادة الإنتاجية. للبدء، يجب عليكقم بتسجيل الدخول إلى حسابك في Google.

إقرأ أيضاً:يعرف محرر مستندات Google الآن كيفية حساب الكلمات في الوقت الفعلي

عندما تعمل مع عدة أشخاص على مستند، يمكنك تعديل المحتوى أو حذفه مباشرةً، أو إضافة تعليق عندما تلاحظ شيئًا ما يجب تصحيحه. ولكن في هذه الحالة، هناك ميزة عملية للغاية، ولكنها غير معروفة: وضع الاقتراح. لتنشيطه، ما عليك سوى النقر على أيقونة القلم الرصاص الموجودة أسفل زر المشاركة الأزرق الموجود في أعلى اليمين. لديك بعد ذلك الاختيار بين التحرير (الافتراضي)، والاقتراح (الذي يهمنا هنا) والعرض (للحصول على نظرة عامة أفضل حول كيفية ظهور المستند).

مع الاقتراح، يتم دمج جميع التغييرات التي تم إجراؤها في النص بلون آخر ودون حذف المحتوى السابق. يمكن للموظفين بعد ذلك التحقق من صحة التغييرات أو عدمها بنقرة زر واحدة. خيار أساسي للعمل التعاوني. ومع النظامCtrl + Alt + OأوCtrl + Alt + Uأو بالذهاب إلىالأدوات > مراجعة التغييرات المقترحة، سيتم إعادة توجيهك إلى الاقتراحات للتحقق من صحتها أو رفضها.

هناك وظيفة أخرى عملية للغاية عندما يكون هناك العديد منكم يعملون على مستند Google Doc، وهي إمكانية "وضع علامة" على شخص أو أكثر في تعليق لجذب انتباههم (وبالتالي سيتلقون إشعارًا). للقيام بذلك، ما عليك سوى تحديد المنطقة المطلوبة من المستند، والضغط على زر إضافة تعليق، واكتب: "@ + عنوان البريد الإلكتروني للفرد (الأفراد) المعنيين". أكثر عملية من إرسال بريد إلكتروني أو أكثر موثوقية من الأمل في رؤية تعليقك.

يقوم محرر مستندات Google بعمل نسخ احتياطية عديدة للمستندات ويحتفظ بالعديد من الإصدارات بمرور الوقت. يمكنك بالتالي استعادة المستند كما كان قبل X من الساعات أو X من الأيام، لأنك لا توافق على التعديلات التي تم إجراؤها منذ ذلك الحين أو إذا تم حذف المحتوى.

للقيام بذلك، يجب عليك الذهاب إلىملف < محفوظات الإصدارات > إظهار محفوظات الإصداراتأو استخدم اختصار لوحة المفاتيحCtrl + Alt + Shift + H. يمكنك أيضًا التحقق من الشخص الذي أجرى التغييرات على المستند باستخدام هذه التقنية.

مع القليلCtrl + ماج + سأو بالذهاب إلىالأدوات <الإدخال الصوتي، يمكنك إملاء النص بدلاً من كتابته. في اللغة الفرنسية، كل شيء ليس مثاليًا من حيث التعرف على الصوت، احرص على النطق عند التحدث حتى لا ينتهي بك الأمر بنص مختلف تمامًا عن النص الذي تحدثت به. يمكن أن تكون مفيدة أو مفيدة في مواقف معينة، ولكن لا يجب أن تطلب الكثير من هذه الوظيفة في الوقت الحالي، والتي تستحق المزيد من الدراسة المتعمقة لاستغلالها بالكامل.

أين توجد قوالب مستندات Google؟

هل تشعر بالقلق من الورقة الفارغة، أو قلة الإلهام، أو الرغبة البسيطة في توفير الوقت؟ عند إنشاء المستند الجديد، حددمن نموذج. يقدم لك محرر مستندات Google عددًا من النماذج التي يمكن استخدامها كأساس لكتابة مستندك. هناك بعضها لأنواع مختلفة من المحتوى: السيرة الذاتية، النشرة الإخبارية، الكتيب، وصفة الطبخ، ملاحظات الاجتماع، مقترح المشروع، خطاب المبيعات، إلخ.

يتيح لك محرر مستندات Google أيضًا تحرير الصور مباشرة من واجهته. يظل الأمر أساسيًا، ولكن يحق لنا الحصول على خيارات عملية للغاية: تغيير الحجم، والاقتصاص، وتغيير الحجم، وإضافة الحدود، وتغيير الاتجاه... من خلال النقر على الصورة ثم علىخيارات الصورةفي شريط القائمة، تظهر خيارات أخرى.

على سبيل المثال، يمكنك اختيار لون جديد أو ضبط الشفافية والتباين والسطوع. ليس كافيًا ليحل محل المزيد من الإجراءات المتعمقة في Photoshop، ولكنه مناسب لعمليات اللمس الصغيرة التي كانت ستتطلب فتح برنامج Paint أو محرر Windows.

في محرر مستندات Google، من الممكن إضافة إشارات مرجعية داخل المستند للعثور بسرعة على محتوى محدد. للقيام بذلك، ما عليك سوى الانتقال إلى القائمةالإدراجوحددالخاتم. يظهر بعد ذلك رمز الإشارة المرجعية باللون الأزرق في الموقع المطلوب. يمكنك أيضًا إضافة رابط للعثور بسرعة على جزء من المستند دون الحاجة إلى التمرير أو إجراء بحث بكلمة رئيسية.

قد يكون المدقق الإملائي والنحوي لمحرّر مستندات Google مفيدًا في بعض الأحيان في اكتشاف الخطأ المطبعي. ولكن كم هو محرج عندما يضع خطًا أحمرًا على كلمة صحيحة تمامًا لا يفهمها. إذا كنت تعلم أنك ستكرر له هذه الكلمة غير المألوفة عدة مرات، فيمكنك إضافتها إلى القاموس حتى يتوقف عن اعتبارها غير صحيحة. انقر بزر الماوس الأيمن بعد تحديد الكلمة المعنية ثم انقر فوقأضف "X" إلى القاموسوهذا كل شيء.

خيار عملي للغاية لكتابة الحرف أو الكلمة التي تستخدمها بانتظام والتي يصعب كتابتها بسرعة، خاصة لأسباب تتعلق بلوحة المفاتيح. نراكم فيالأدوات <التفضيلاتوانتقل إلى القسمالاستبدال التلقائي.

افتراضيًا، نجد بالفعل اختصارات مبرمجة مسبقًا: اكتب (c) للحصول على © على سبيل المثال. في العمود الأيسريستبدل، قم بالإشارة إلى ما تريد كتابته. في الذي على اليمينقدم المساواة، أدخل ما تريد الحصول عليه والذي سيحل محل الأحرف الموجودة في العمود الأول.

لا تقلق، فكل شيء يتم تنفيذه مباشرةً من خلال محرّر مستندات Google، ولا داعي لتنزيل خطوط جديدة وتثبيتها بنفسك. بشكل افتراضي في الخدمة، يكون الاختيار محدودًا إلى حد ما من أجل الوضوح وعدم فقدان المستخدمين مع عدد كبير من الاحتمالات.

ولكن عند النقر على الخط المستخدم، تفتح قائمة بالخيارالخطوط الأخرى. انقر، وكل ما عليك فعله هو الاختيار من بين العشرات من الخطوط. لا تتردد في استخدام عوامل التصفية للفرز بحيث يقدم لك البرنامج فقط الاقتراحات التي من المحتمل أن تهمك.

هل ارتكبت نفس الخطأ عدة مرات (حرف كبير مفقود في كلمة ما، أو خطأ إملائي في الاسم الصحيح، وما إلى ذلك) ولا ترغب في مراجعة المستند بالكامل بحثًا عن كل الأخطاء؟ لا داعي للذعر، فهناك أداة ستوفر لك الكثير من الوقت في محرّر مستندات Google.

اذهب الىطبعةثمالبحث والاستبدال(أو استخدم الأمر Ctrl + H مباشرة). أدخل المربعللبحثالمصطلح الذي ترغب في تصحيحه ثم في المربعاستبدال بالمصطلح الجديد المصحح. يمكنك أيضًا أن تقرر ما إذا كنت تريد أن تكون حساسًا لحالة الأحرف أم لا. يقوم البرنامج بعد ذلك بالعثور على جميع المصطلحات التي تريدها ويمكنك بعد ذلك تعديلها جميعًا مرة واحدة.

هل قمت بلصق محتوى منسوخ من مصدر خارجي وتم دمجه مع بقية المستند؟ حدده وانتقل إلىالتنسيق > إزالة التنسيق. سيتخذ النص بعد ذلك نفس شكل بقية الوثيقة. لاحظ أيضًا أنه عند لصق النص، يمكنك القيام بذلكCtrl + ماج + Vبدلاً من Ctrl + V للصق بدون التنسيق الأصلي.

سيناريو آخر وأداة أخرى تتعلق بالتنسيق. انقر على منطقة من النص الذي يعجبك تنسيقه، ثم انقر على أيقونة بكرة الطلاء في الشريط الموجود أسفل القائمة، بين المدقق الإملائي والتكبير/التصغير. ثم انقر فوق جزء آخر من النص بتنسيق مختلف وسيتحول تلقائيًا إلى تنسيق المنطقة الأولى.

يوفر GDocs أيضًا التكامل مع Google Keep، وهو تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بشركة Mountain View. دون مغادرة مستندك، يمكنك كتابة نص على Google Keep، على سبيل المثال الملاحظات اللاصقة، والتي قد تكون أكثر عملية من استخدام قسم التعليقات أو كتابتها مباشرة على المستند أو في مستند آخر أو حتى إرسال بريد إلكتروني إلى نفسك. لفتح Keep، انقر على أيقونة المصباح الأصفر في اللوحة اليمنى، أسفل أيقونة تقويم Google مباشرةً.

وظيفة أخرى يدعمها محرر مستندات Google هي البحث على الويب. لا حاجة لفتح علامة تبويب في متصفحك، وتحديد جزء من النص وإدخال الأمرCtrl + Alt + Shift + Iأو انقر بزر الماوس الأيمن واخترالمستكشف "X". يتم بعد ذلك فتح عمود على اليمين يحتوي على نتائج بحث Google مع فئات الويب والصور وDrive. توفير وقت صغير بدلاً من نسخ المستند ولصقه في شريط البحث في علامة تبويب أخرى.

يصبح Google Drive مربكًا سريعًا عندما تبدأ في إنشاء الكثير من الملفات. خاصة وأنك تجد أيضًا على نفس الواجهة جميع المستندات التي تمت مشاركتها عبر Drive أو Docs أو حتى Gmail. باختصار، يصبح الأمر شاملاً ومن الصعب العثور على ما تحتاجه إذا لزم الأمر. للتنظيم، من الأفضل استخدام نظام المجلدات.

لإنشاء واحدة، انقر فوق الزرحديثفي صفحة Drive الرئيسية واخترملف. يمكنك بعد ذلك تسميته ونقل جميع الملفات المتعلقة بهذا الموضوع إلى الداخل. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحددانتقل الى. عندما يكون المستند مفتوحًا بالفعل، ما عليك سوى النقر على أيقونة المجلد في الجزء العلوي (على يمين العنوان ونجمة "تمكين التتبع") واختيار الدليل الصحيح.

على عكس الحلول المكتبية الأخرى مثل Microsoft Office، يتطلب مُحرر مستندات Google وجود متصفح إنترنت للعمل. ولكن ليس بالضرورة أن يكون لديك اتصال! عندما تكون في مستند، انتقل إلىملف > جعله متاحًا دون اتصال بالإنترنت. ويمكن بعد ذلك فتح هذا وتحريره دون الوصول إلى الإنترنت، وسيتم حفظ التغييرات في السحابة بمجرد توفر الاتصال مرة أخرى.

لتمكينه افتراضيًا في جميع مستنداتك، انتقل إلى الصفحة الرئيسية لمحرّر مستندات Google. انقر على أيقونة القائمة في أعلى اليسار، والتي يرمز لها بثلاثة أشرطة أفقية، ثم انتقل إلى الإعدادات. يمكنك بعد ذلك اختيار التنشيط دون اتصال.

فيما يلي النصائح التي تحتاج إلى معرفتها لإتقان محرر مستندات Google بشكل أفضل. إذا كنت تعرف أي أشخاص آخرين، فلا تتردد في مشاركتهم في قسم التعليقات.