Outlook web: أفضل 20 نصيحة لإدارة صندوق البريد الخاص بك بشكل أفضل

إصدار الويب من Outlook مليء بالميزات. لا تكون هذه البرامج معروفة جيدًا دائمًا للمستخدمين، ولكنها مع ذلك تجعل من الممكن تحقيق الإنتاجية والاستفادة من واجهة تتكيف بشكل أفضل مع احتياجاتهم وتنفيذ إجراءات لم نعتقد بالضرورة أنها ممكنة من خلال صندوق بريد بسيط. لقد حددنا العديد من النصائح التي ستجعلك مستخدمًا قويًا حقيقيًا لمراسلات Microsoft.

يعد Outlook أحد عملاء البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا. تستفيد الخدمة من تكاملها ضمن نظام Windows البيئي ومنصات Microsoft لترسيخ مكانتها بين المستخدمين. لكن الكثير منهم بعيدون كل البعد عن استغلال الإمكانات الكاملة التي يوفرها صندوق البريد. في هذه المقالة، سنركز بشكل أكثر تحديدًا على النصائح والحيل المتعلقة بإصدار الويب من Outlook، وهو أخف من تطبيق سطح المكتب، ولكنه يظل غنيًا بالوظائف وخيارات التخصيص.

إذا كنت مترددًا بين موقع Outlook على الويب وتطبيق سطح المكتب للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فقد يثير اهتمامك ما بينهما. يتيح لك تثبيت إصدار الويب من Outlook كتطبيق ويب تقدمي تثبيت إصدار الويب من Outlook وتشغيله من الشاشة الرئيسية للكمبيوتر أو شريط المهام، والوصول إلى حسابك في وضع عدم الاتصال. هناك متصفحان فقط متوافقان مع هذا الإصدار: Microsoft Edge وGoogle Chrome.

على مايكروسوفت إيدج:

• قم بتسجيل الدخول إلى حساب Outlook الخاص بك
• اختر القائمةالإعدادات والمزيدفي أعلى يمين النافذة
• يختارالتطبيقات > قم بتثبيت هذا الموقع كتطبيق

على جوجل كروم:

• قم بتسجيل الدخول إلى حساب Outlook الخاص بك
• في شريط URL، بجوار أيقونة المشاركة والإشارات المرجعية، حددبرنامج التثبيت Outlook (PWA)
• التحقق من صحة بالضغط علىالمثبت

مثل البريد الإلكتروني

وما شابه ذلك ليس موجودًا فقط على الشبكات الاجتماعية وتطبيقات المراسلة، ولكن أيضًا في صندوق بريد Outlook الخاص بك. بدلاً من إجبار نفسك على إرسال رد للتعبير عن الموافقة أو للإشارة إلى أنك راضٍ، فإن النقر على أيقونة الإبهام سيُعلم المستلم أنك أعجبت برسالته.

اجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر سهولة في الوصول إليها

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، لديك الإمكانية قبل إرسالها للتحقق مما إذا كانت تتوافق مع قواعد معينة لإمكانية الوصول أم لا، حتى يتمكن أكبر عدد ممكن من الأشخاص من الاطلاع على رسالتك في ظروف جيدة. انقر على القائمة المجاورة للأيقونةيستسلموحددتحقق من وجود مشكلات إمكانية الوصول. يتم بعد ذلك فتح لوحة على القائمة اليمنى لإدراج جميع المشكلات المكتشفة. يسمح لك الزر بتصحيحها جميعًا تلقائيًا.

تجاهل رسائل البريد الإلكتروني

في Outlook، هناك فرق بينيمسحوآخرونيتجاهل. عندما تتجاهل محادثة ما، يتم حذف سلسلة رسائل البريد الإلكتروني بأكملها مرة واحدة ولن تتلقى بعد ذلك رسائل بريد إلكتروني لاحقة تخص هذه المحادثة نفسها. في البريد الوارد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسالة وحددهايتجاهل.

قم بترتيب صندوق البريد الخاص بك

من البريد الوارد، عن طريق تحديد رسالة بريد إلكتروني واحدة أو أكثر، أو عن طريق فتح بريد إلكتروني، يوفر Outlook web وظيفة تخزين، يرمز لها برمز المكنسة في شريط الواجهة العلوي، بين البريد غير الهام والانتقال إلى مجلد آخر. يتيح لك ذلك تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الواردة من مستلم معين تلقائيًا وفقًا لتفضيلاته.

يجب عليك أولاً الاختيار من بين الخيارات الأربعة المتاحة:

• نقل كافة الرسائل في المجلدالبريد الوارد
• نقل كافة الرسائل في المجلدالبريد الواردوجميع الرسائل المستقبلية
• احتفظ دائمًا بالرسالة الأخيرة وانقل الآخرين من المجلدالبريد الوارد
• قم دائمًا بنقل الرسائل الأقدم من 10 أيام من المجلدالبريد الوارد

بعد ذلك، اختر الموقع الذي تريد نقل الرسائل إليه:العناصر المحذوفة,أرشيف,مجلد جديدأو مجلد آخر من اختيارك.

إلغاء إرسال بريد إلكتروني

لقد ضغطت على الزريرسل، ولكنك تدرك بعد فوات الأوان أنك قد حذفت معلومات، أو أن هناك خطأ إملائيًا في النص، أو أنك أرسلت مستلمًا خاطئًا، أو أنك نسيت مرفقًا. يتيح لك Outlook إلغاء رسالة بريد إلكتروني من خلال النقر على الزر الذي يظهر أسفل الشاشة بعد الإرسال مباشرة. يتم تعطيل هذا الخيار بشكل افتراضي. للاستفادة منه اذهب الىإعدادات. في القسمبريد، يختارالاتصال والردثم قم بالتمرير إلى الخيار المعني. يمكنك بعد ذلك اختيار إمكانية إلغاء رسالة البريد الإلكتروني لمدة تصل إلى 5 أو 10 ثوانٍ بعد إرسالها.

إضافة توقيع إلكتروني

مفيد جدًا إذا كنت تستخدم عنوان بريدك الإلكتروني لأغراض مهنية، فالتوقيع الإلكتروني مدعوم بواسطة Outlook web. فيإعدادات، انتقل إلى القائمةبريدثم فيالاتصال والرد. يمكنك بعد ذلك إنشاء توقيع جديد أو تعديل توقيع موجود، مع العديد من خيارات التنسيق، وإمكانية إدراج صور أو روابط... كما يمكنك اختيار ما إذا كان سيتم عرض التوقيع فقط للرسائل الجديدة، أو لجميع رسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك الردود و إلى الأمام.

تمكين الوضع المظلم

أصبح الوضع المظلم الأكثر راحة وجمالية جزءًا أساسيًا من أي واجهة ويب جيدة. وهي وظيفة مطلوبة بشدة من قبل المستخدمين، وهي متوفرة على إصدار الويب من Outlook. نقرة واحدة على الزرإعداداتيفتح لوحة على اليمين تعرض الإعدادات السريعة. يوجد اختصار لتنشيط الوضع المظلم. يرجى ملاحظة أنه ليست كل السمات متوافقة مع الوضع المظلم.

مفكرة متكاملة

من منا لم يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى نفسه أبدًا للتذكير؟ مع Outlook على الويب، أصبحت هذه التقنية قديمة بفضل المفكرة المدمجة، والمستوحاة جدًا من تلك المتوفرة أصلاً على Windows، والتي تتم مزامنتها معها أيضًا. يمكنك إنشاء العديد من الملاحظات، واستخدام رمز اللون للعثور على طريقك بسهولة أكبر، ومن الممكن إضافة صور إلى الملاحظات أو إنشاء قوائم ذات تعداد نقطي: الأداة بسيطة وفعالة. فكرة جيدة أنه يمكن الوصول إليها مباشرة من صندوق البريد الخاص بك.

جدولة بريد إلكتروني

هناك رسائل بريد إلكتروني نرغب في كتابتها على الفور، ولكننا نرغب في إرسالها لاحقًا. لهذا، يتم تشغيل ميزة الجدولة في Outlook. انقر فوق السهم الموجود بجوار الزريرسللفتح القائمة المنسدلة واختيارأرسل لاحقا. ويمكنك بعد ذلك اختيار تاريخ ووقت الإرسال. وبالتالي، يمكن إرسال رسالة بريد إلكتروني مكتوبة يوم الجمعة أو خلال عطلة نهاية الأسبوع تلقائيًا صباح يوم الاثنين إلى مستلمها، على سبيل المثال.

تخصيص الإجراءات السريعة

في البريد الوارد، عند المرور فوق رسالة بريد إلكتروني، تظهر أربعة أيقونات للإجراء السريع افتراضيًا، مما يسمح لك بحذف أو تثبيت أو حذف أو تثبيت دون إضاعة الوقت ودون الحاجة إلى فتح الرسالة للمتابعة أو وضع علامة على رسالة بريد إلكتروني مقروءة أو غير مقروءة. اعلم أن لديك السيطرة على هذه الإجراءات السريعة. فقط اذهب إلىإعدادات، ثم فيبريدوآخرونتخصيص الإجراءات. يمكنك بعد ذلك إضافة الخياراتأرشيفوآخرونالانتقال إلى المجلدفي اختصارات سريعة. ومع ذلك، من المستحيل تكوين أكثر من أربعة إجراءات سريعة، لذا يجب عليك إزالة أحد الإجراءات قبل أن تتمكن من إضافة إجراء آخر. ومع ذلك، يمكنك الحصول على أقل من أربعة إذا كنت ترغب في ذلك.

عرض قائمة اختصارات لوحة المفاتيح

لكي تصبح مستخدمًا متميزًا لبرنامج Outlook web، يجب عليك إتقان اختصاراته الأكثر فائدة. الخدمة مليئة بها ويمكنك عرض القائمة مع مجموعة منالرائدوآخرون؟. مع القليل من التدريب، سوف تتذكرها ولن تحتاج حتى إلى القائمة بعد الآن.

تحديد جهات الاتصال داخل البريد الإلكتروني

وفي نص الرسالة، يمكنك التعرف على الشخص الذي هو أحد جهات الاتصال لديك، على غرار ما تقدمه بعض منصات التواصل الاجتماعي أو منصات المراسلة. فقط اكتب @contactname لإضافة العلامة. إذا لم تقم بتحديد عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال هذه في مستلمي البريد الإلكتروني، فستتم إضافته تلقائيًا، مما قد يؤدي إلى تجنب إضافة الأشخاص يدويًا في نسخة في الحقل المشار إليه.

تحديد القوالب

إذا كنت معتادًا على إرسال نفس أنواع رسائل البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا، فمن المفترض أن توفر لك القوالب وقتًا ثمينًا. ما عليك سوى تحديد النموذج الذي قمت بإنشائه مسبقًا (أو استخدام أحد القوالب الافتراضية الثلاثة) لإكمال نص البريد الإلكتروني تلقائيًا.

انقر فوق زر القائمة السفلي الموجود بجوار الخيارإظهار خلفية فاتحة، وحددنماذجي. لإضافة قالب مخصص إلى القوالب الموجودة، اختر عنوانًا ثم اكتب النص الخاص بك. نصيحة لن تستطيع الاستغناء عنها بعد تجربتها.

تكوين الرد التلقائي عند الغياب

في بيئة مهنية، غالبًا ما يكون من غير المعقول أن تذهب في إجازة أو تغيب لعدة أيام دون برمجة ردود تلقائية لإبلاغ محاوريك بأنك غير متاح حاليًا للرد على رسائلهم. يمسح بهمإعدادات، انتقل إلى القسمبريدواختر الخيارالاستجابات التلقائية. يمكنك بعد ذلك كتابة رسالتك مع إمكانيات التنسيق.

يتيح لك Outlook تنشيط الردود التلقائية إلى أجل غير مسمى، ومن ثم يعود الأمر إليك لإلغاء تنشيطها يدويًا عندما لا تعود بحاجة إليها، أو تحديد فترة معينة بتاريخ ووقت البدء والانتهاء. لديك أيضًا خيار إرسال ردود تلقائية إلى جهات الاتصال الخاصة بك فقط، مع عدم تلقي المرسلين الآخرين أي رسائل تحذيرية.

إعادة توجيه البريد الإلكتروني تلقائيًا

الحل الآخر في حالة الغياب هو إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها إلى الزملاء أو الأشخاص الذين قد يكونون معنيين ويتولى الرد عليك. للقيام بذلك، انتقل إلى القسمبريدالتابعإعداداتثم حددتحويل. يمكنك بعد ذلك تفعيل نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى حساب آخر، وإدخال العنوان الذي تريد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إليه، واختيار أو عدم الاحتفاظ بالرسائل المنقولة بهذه الطريقة. للأسف، لا يمكن برمجة هذه الوظيفة، لذا يجب تفعيلها وإلغاء تنشيطها يدوياً في كل مرة حسب الحاجة.

تعطيل البريد الهام

افتراضيًا، يقوم Outlook بتخزين رسائل البريد الإلكتروني المستلمة في علامتي تبويب لصندوق الوارد:أولويةوآخرونآحرون. يقوم النظام بفرز رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها بحيث لا تختلط الحملات التسويقية والإعلانات وإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي وما شابه ذلك مع رسائل البريد الإلكتروني التي قد تكون أكثر أهمية. لكن قد يخطئ Outlook أحيانًا وتفقد الرسائل التي كنت ترغب في قراءتها على الفور. لإزالة هذا التقسيم للبريد الوارد إلى قسمين، افتح الإعدادات السريعة وأوقف تشغيلهاالبريد الهام. وبالتالي يتم عرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في نفس الواجهة دون تمييز.

إنشاء قواعد لأتمتة إجراءات معينة

يمكن أن يؤدي إنشاء القواعد إلى توفير وقتك الثمين في Outlook. اختر اسمًا، وحدد شرطًا واحدًا أو أكثر، ثم قم بتنفيذ إجراء واحد أو أكثر عند استيفاء الشرط (الشروط) حتى لا تضطر إلى إجراء معالجة يدوية. يمكنك أيضًا تضمين استثناء واحد أو أكثر إذا كنت ترغب في ذلك. يمكنك تصنيف رسائل البريد الإلكتروني وإعادة توجيهها ووضع علامة عليها كمقروءة وحذفها وتثبيتها ونسخها والعديد من الإجراءات الأخرى تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني التي تتوافق مع الشروط التي حددتها. التكوينقواعديمكن العثور عليها في القائمةبريدالتابعإعدادات.

إنشاء مهمة، والرد على مقطع معين

يوفر إصدار الويب من Outlook للمستخدمين العديد من الميزات عند تحديد جزء من النص في رسالة بريد إلكتروني. على سبيل المثال، من الممكن إضافة مهمة إلى الأداةللقياممن المقتطف المختار. وبالمثل، يمكنك إنشاء ملاحظة عبر OneNote أو ببساطة تمييز النص. الخيار الأخير المقترح هوإجابة: يتم بعد ذلك فتح الواجهة تلقائيًا لكتابة رد على البريد الإلكتروني مع المقتطف المحدد كاقتباس، وهو ما يمكن أن يكون عمليًا للرد على رسالة طويلة.

ابحث عن مرفق قديم

هل لم تعد قادرًا على الحصول على ملف لديك أو شاركه شخص ما معك عبر البريد الإلكتروني في الماضي؟ يجمع Outlook في واجهة واحدة جميع الملفات المرفقة برسائل البريد الإلكتروني الواردة أو الصادرة. يوفر هذا أيضًا عوامل تصفية للعثور على ملفك بسرعة أكبر، عن طريق إدخال تاريخ تقريبي، أو المجلد الذي يجب أن يوجد فيه الملف (صندوق الوارد، البريد غير الهام، المسودة، العناصر المرسلة، العناصر المحذوفة، وما إلى ذلك) أو نوع الملف المطلوب (صورة ، وورد، إكسل، بي دي إف، باور بوينت، وما إلى ذلك). إذا تم تخزين ملفك في Outlook، فيمكنك التأكد من أنه يمكنك العثور عليه، حتى في أعماق النظام الأساسي.